تم تصميم هذا التطبيق خصيصًا لمسؤولي Zoho Mail Organization، حيث يوفر مجموعة من ميزات إدارة المستخدم الأساسية. سيكون لدى المسؤولين القدرة على إضافة مستخدمين جدد إلى المؤسسة دون عناء، وإعادة تعيين كلمات المرور الخاصة بهم، وضبط أدوار المستخدمين لضمان حصول الأفراد المناسبين على مستويات الوصول المناسبة. تتيح هذه الوظيفة إدارة سريعة وفعالة لحسابات المستخدمين، وهو أمر بالغ الأهمية للحفاظ على الأمان والبنية التنظيمية.
بالإضافة إلى إدارة المستخدمين الفرديين، يدعم التطبيق إمكانات إدارة المجموعة. يمكن للمسؤولين بسهولة إضافة أعضاء إلى المجموعات، وإزالة الأعضاء حسب الحاجة، وتعديل أدوارهم داخل تلك المجموعات. تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للمؤسسات التي تعتمد على التعاون الجماعي وتحتاج إلى ضمان إدارة ديناميكيات المجموعة بشكل فعال في جميع الأوقات.
يتضمن التطبيق أيضًا ميزة الإشراف على البريد، مما يسمح للمسؤولين بالموافقة على رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب الإشراف أو رفضها قبل أن تصل إلى المستلمين المقصودين. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني العاجلة التي لا يمكنها انتظار وصول المسؤول إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة به. باستخدام هذه الوظيفة، يمكن للمسؤولين الحفاظ على التحكم في اتصالات البريد الإلكتروني بكفاءة، مما يضمن التعامل مع الرسائل المهمة بسرعة.
هناك جانب آخر مهم في التطبيق وهو إمكانية إدارة مساحة التخزين. يتوفر للمسؤولين خيار تخصيص مساحة تخزين إضافية للمستخدمين الفرديين من خلال استخدام الملحق "التخزين". تعد هذه الميزة مفيدة للمؤسسات التي قد يكون لديها مستخدمون يحتاجون إلى مساحة تخزين أكبر لرسائل البريد الإلكتروني والملفات الخاصة بهم، مما يوفر المرونة في إدارة الموارد.
لاستخدام هذا التطبيق، من الضروري أن يكون لدى المستخدمين حساب مسؤول Zoho Mail نشط. يضمن هذا المطلب أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى الميزات الإدارية داخل التطبيق، مما يحافظ على سلامة وأمن نظام إدارة البريد الإلكتروني للمؤسسة. بشكل عام، يعمل هذا التطبيق كأداة شاملة للمسؤولين لإدارة بيئة Zoho Mail الخاصة بهم بفعالية.